Vanuit je POS
De belangrijkste manier om de betalingsstatus te controleren, is via je point-of-sale-systeem:- Realtime synchronisatie - Wanneer een gast via QR-code betaalt, verschijnt de betaling direct op je POS
- Rekening sluit automatisch - Zodra volledig betaald, wordt de rekening van de tafel gesloten
- Deelbetalingen weergegeven - Als gasten de rekening splitsen, zie je elke betaling binnenkomen
- Resterend saldo op de tafel
- Individuele betalingen
- Of de rekening volledig is voldaan
Vanuit het storekit-dashboard
Voor een compleet overzicht van alle Pay at Table-transacties:- Ga naar Orders in je dashboard
- Filter op Pay at Table-bestellingen
- Bekijk de betalingsstatus voor elke tafel
Waar je Pay at Table-betalingen kunt vinden
QR-/Pay at Table-betalingen verschijnen niet altijd op dezelfde plek als reguliere online bestellingen, dus het helpt om te weten waar je moet kijken:- Orders - Ga naar Orders en filter naar Pay at Table om de rekening en betalingsstatus van elke tafel te zien.
- Tables - Open Tables, selecteer de tafel (of rekening) en klik op View payments om de individuele betalingen op die rekening te zien, inclusief splitsingen en fooien.
Het rapport Analytics → Accounting → All Transactions verschijnt alleen wanneer storekit Payments is ingeschakeld op je account. Als je geen sectie Accounting in je dashboard ziet, gebruikt je winkel geen storekit Payments en moet je Pay at Table-betalingen zoeken onder Orders of Tables. Zie Setup van storekit Payments om deze in te schakelen.
Betalingsmeldingen
Stel meldingen in om personeel te waarschuwen wanneer er betalingen worden gedaan:- Ga naar Settings → Notifications
- Schakel Pay at Table alerts in
- Kies de meldingsmethode (dashboard, e-mail of beide)
- Volledige betaling voltooid
- Deelbetaling ontvangen
- Betaling mislukt
Betaalstatussen begrijpen
Volledig betaald
De hele rekening is voldaan. De tafel is klaar om te worden vrijgemaakt en gereset.Gedeeltelijk betaald
Sommige gasten hebben hun deel betaald, maar er blijft een saldo over. Dit gebeurt vaak wanneer:- Gasten de rekening splitsen
- Iemand alleen voor specifieke items betaalt
- Een groep in rondjes betaalt
Betaling in behandeling
Er is een betaling gestart maar nog niet bevestigd. Dit kan gebeuren wanneer:- De bank van de gast aanvullende verificatie vereist
- Netwerkvertragingen zorgen voor trage verwerking
- De betaling wordt verwerkt
Betaling mislukt
De betalingspoging was niet succesvol. Veelvoorkomende redenen:- Onvoldoende saldo
- Kaart geweigerd
- Netwerkfout
Vermeldingen op bankafschriften begrijpen
Soms meldt een gast dat zijn bankafschrift twee vermeldingen toont voor één Pay at Table-betaling, terwijl storekit slechts één succesvolle transactie toont. Dit is normaal gedrag bij kaartverwerking, geen dubbele afschrijving. Kaartbetalingen worden meestal in twee fasen verwerkt:
De bank van de gast kan de initiële autorisatie en de uiteindelijke capture korte tijd naast elkaar tonen. De pending-autorisatie is geen extra afschrijving en verdwijnt automatisch na een paar dagen zodra deze verloopt of wordt gereconcilieerd tegen de capture. Er wordt maar één betaling geïncasseerd, wat de reden is waarom storekit één succesvolle transactie toont.
Als storekit één succesvolle betaling voor de rekening toont (controleer Orders of Tables → View payments), is de gast één keer belast. Een tweede pending-regel op het bankafschrift is de autorisatie en zal vanzelf verdwijnen — meestal binnen enkele dagen, afhankelijk van de bank van de gast.
Geweigerd op het bankafschrift maar betaald in storekit
Dit is een ander geval dan de pending-autorisatie hierboven. Hier toont het bankrecord van de gast de betaling als geweigerd, maar de rekening is betaald en de bestelling is geaccepteerd en uitgevoerd. Meestal ziet de gast twee regels voor hetzelfde bezoek: een geweigerde poging en een succesvolle afschrijving voor hetzelfde bedrag.Waarom het gebeurt
Een kaartbetaling kan door de kaartuitgever van de gast bij de eerste poging worden geweigerd (onvoldoende saldo op dat moment, een fraude- of velocity-controle, een 3-D Secure- of CVC-probleem) en vervolgens succesvol zijn bij een latere poging met dezelfde kaart. De geweigerde poging wordt nog steeds op het afschrift of in de bankapp-meldingen van de gast getoond, ook al is er geen geld geïncasseerd — dat gebeurt alleen bij de succesvolle poging. De succesvolle tweede poging komt uit een van twee bronnen:- De betalingsprovider heeft het opnieuw geprobeerd. De kaartbetalingen van storekit worden verwerkt door Adyen, en een retry aan de providerkant is voor storekit niet zichtbaar als een aparte betaling — storekit registreert alleen het resultaat dat wordt teruggegeven.
- De gast heeft opnieuw betaald. Ze hebben het opnieuw geprobeerd op hun telefoon, met dezelfde kaart of een andere, en die poging is gelukt.
Welk record gezaghebbend is
storekit is het record van wat er daadwerkelijk voor de rekening is geïncasseerd. Een geweigerde regel op een bankafschrift is een record van een poging, niet van geld dat wordt verplaatst. Als storekit de rekening als betaald toont, neem dat dan als betaald — en bevestig het stap voor stap:1
Open de betalingen van de rekening
Ga naar Tables, selecteer de tafel (of rekening) en klik op View payments. Elke betaling wordt vermeld met Time, Payment, Paid, POS Status en Total.
2
Lees de kolom Paid
De kolom Paid toont Paid, Pending of Failed voor elke poging. Een Paid-badge is een betaling die de kaartuitgever heeft goedgekeurd. Beweeg je muis over een Failed-badge om de reden te zien die de uitgever voor die poging heeft gegeven.
3
Cross-check het transactielogboek
Als je account storekit Payments gebruikt (zie de notitie hierboven — zonder dit is er geen sectie Accounting), klik dan op Analytics, selecteer Accounting en klik vervolgens op All Transactions. Stel het datumbereik in op de dag van het bezoek. Het Status-filter heeft precies twee opties, Success en Failed, en de fouloorzaak wordt naast een failed-status getoond. De kolom Details toont de laatste vier cijfers van de kaart en Reference verwijst terug naar de rekening, zodat je de kaart en het bedrag van de gast kunt matchen met de geregistreerde pogingen.
Een Failed-poging en een Success-poging van hetzelfde bedrag zien, met enkele minuten ertussen, is het verwachte beeld voor dit geval: de eerste poging is geweigerd, de tweede is goedgekeurd en alleen de goedgekeurde is geïncasseerd. Als de retry aan de providerkant plaatsvond, toont storekit alleen de succesvolle betaling — de geweigerde poging bestaat op het afschrift van de gast, maar is nooit een storekit-betaling geweest.
Wat je de gast moet vertellen
- De geweigerde vermelding is een mislukte poging, geen afschrijving — er is hiervoor geen geld van hun rekening gehaald.
- Sommige banken tonen geweigerde pogingen op het afschrift of sturen er een pushmelding voor; deze verdwijnen meestal van het afschrift, en een kortdurende reservering wordt vanzelf vrijgegeven.
- Ze zijn één keer belast voor de rekening. Geef hun het bedrag en de tijd van de succesvolle betaling uit View payments zodat ze deze op hun afschrift kunnen matchen.
Wat te doen als de betaling niet verschijnt
Als een gast beweert te hebben betaald maar jij het niet ziet:- Controleer je POS - Er kan een korte vertraging in de synchronisatie zijn
- Vraag om bevestiging - Gasten ontvangen na de betaling een bevestigingsscherm
- Controleer het dashboard - Bekijk de transactie in je storekit-dashboard
- Verifieer de tafel - Zorg dat ze de juiste QR-code van de tafel hebben gescand
Fouten bij het synchroniseren van rekeningbetalingen
Wanneer een gast succesvol via Pay at Table betaalt maar de betaling niet naar je POS kan synchroniseren, ontvang je een e-mailmelding. Zo mis je nooit een betaling die handmatig moet worden gereconcilieerd.Wat de e-mail bevat
De meldingsmail bij een mislukte rekeningbetaling omvat:- Rekeninggegevens - Rekening-ID en venuenaam
- Betalingsinformatie - Betalings-ID en transactiegegevens
- Foutreden - Specifieke technische details over waarom de synchronisatie mislukte
- Referentie-ID’s - Zowel storekit- als POS-rekening-ID’s voor reconciliatie
- Snelle acties - Directe link om de rekening in je dashboard te bekijken
Wat te doen wanneer je deze e-mail ontvangt
- Controleer de foutdetails - De e-mail bevat specifieke informatie over waarom de synchronisatie mislukte
- Bekijk de rekening in het dashboard - Klik op de link in de e-mail om de volledige betalingsgegevens te zien
- Handmatig reconciliëren in POS - Markeer de rekening indien nodig handmatig als betaald in je POS
- Neem contact op met support - Ons supportteam wordt automatisch op de hoogte gesteld en kan helpen bij het oplossen van terugkerende problemen
Veelvoorkomende oorzaken van synchronisatiefouten
Support wordt automatisch op de hoogte gesteld van alle mislukte synchronisaties van rekeningbetalingen en kan helpen bij het oplossen van aanhoudende problemen.
Geschillen afhandelen
Als er een betalingsgeschil ontstaat:- Controleer de transactie in je storekit-dashboard
- Noteer het transactie-ID en de tijdstempel
- Neem contact op met support met de details
Tips voor personeel
- Controleer POS regelmatig - Vooral tijdens drukke periodes
- Bevestig voor het vrijmaken - Verifieer altijd de betaling voor je een tafel reset
- Ken de vertraging - Betalingen verschijnen meestal binnen 2-3 seconden
- Train op deelbetalingen - Zorg dat personeel gesplitste rekeningscenario’s begrijpt