Remboursements et versements

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Fonctionnement des remboursements

• Les remboursements sont renvoyés vers le moyen de paiement d’origine du client
• Vous pouvez émettre un remboursement total ou partiel
• Vous pouvez rembourser des articles sélectionnés, des pourboires, des frais de service ou un montant personnalisé
• Les remboursements ne peuvent pas être annulés une fois traités
• Les remboursements apparaissent généralement sur le compte du client sous 3 à 5 jours ouvrables
• Les montants remboursés sont reflétés dans vos rapports et dans le calcul des versements

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Comment rembourser une commande

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Rembourser une commande rejetée

Rejeter une commande ne la rembourse pas. Le client est informé que la commande ne peut pas être honorée, mais son paiement vous reste acquis jusqu’à ce que quelqu’un émette un remboursement : une commande rejetée nécessite le même remboursement manuel que n’importe quelle autre commande. Pour une commande payée par carte via storekit payments, le tableau de bord demande Do you want to refund the payment also? juste après le rejet. Cliquez sur Yes pour ouvrir la fenêtre Refund Order et y finaliser le remboursement ; si vous cliquez sur No, rien n’est remboursé. Les commandes payées autrement — PayPal ou une carte cadeau, par exemple — n’affichent jamais cette invite. Pour vérifier si une commande rejetée a déjà été remboursée, ouvrez-la et regardez la section Payment :

• Un compteur rouge à côté du mode de paiement (par exemple « 1 refund ») signifie qu’au moins un remboursement existe. Dépliez la section : la liste Refunds affiche le montant, le motif, le résultat et la référence acquéreur de chaque remboursement ; un remboursement qui a échoué est barré et marqué Failed, il n’a donc pas atteint le client
• Aucun compteur signifie que rien n’a encore été remboursé — cliquez sur Refund pour en émettre un. Refund continue de fonctionner après le rejet d’une commande
• Si Refund est grisé avec l’infobulle « Full amount already refunded », toute la commande a été remboursée et il ne reste rien à restituer

Les remboursements sur les commandes rejetées se déroulent comme les autres : généralement 3 à 5 jours ouvrés pour parvenir à la banque du client.

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Comprendre l’affichage des remboursements partiels

Après l’émission d’un remboursement partiel, les lignes d’articles et les quantités de la commande restent inchangées — les détails d’origine de la commande sont conservés à des fins d’archivage. Le remboursement est indiqué comme un ajustement financier distinct, sans modification des lignes d’articles. La commande peut afficher les montants en rouge ou barrés pour indiquer la partie remboursée. Ce comportement est attendu et non une erreur. Pour rapprocher les remboursements partiels :

• Dans la barre latérale, cliquez sur Analytics pour développer la section, puis sélectionnez Accounting. Sur la page Accounting, cliquez sur Daily Summary où les remboursements sont reflétés dans les totaux nets
• Consultez la section paiement de la commande individuelle, qui affiche l’historique complet des remboursements

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Délais de remboursement

Les remboursements sont traités depuis storekit une fois confirmés, mais ils peuvent ne pas apparaître immédiatement sur le compte du client. La plupart des remboursements sont crédités sous 3 à 5 jours ouvrables, selon la banque du client.

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E-mail de remboursement pour les clients

Lorsqu’un remboursement est effectué, storekit envoie automatiquement un e-mail au client. Vous n’avez rien à envoyer manuellement et aucun réglage du tableau de bord n’active ou ne désactive cet e-mail.

• L’objet est « Votre commande #CODE a été remboursée », avec le code de la commande. Pour un paiement de facture Pay at Table, l’objet est « Votre addition a été remboursée »
• Il est envoyé depuis le nom et l’adresse e-mail de votre boutique, dans la langue de la boutique
• Il affiche le logo et la couleur de marque de votre boutique, le code de la commande, le récapitulatif habituel avec le Total, ainsi qu’une ligne Refunded avec le montant remboursé
• Il est envoyé lorsque le prestataire de paiement confirme le remboursement, et non au moment où vous cliquez sur Refund : il peut donc parvenir au client peu après l’émission du remboursement

Si le remboursement a échoué, aucun e-mail n’est envoyé au client : un remboursement barré et marqué Failed dans la liste Refunds de la commande ne lui est pas parvenu, et la notification d’échec est envoyée à la boutique. Aucun e-mail n’est non plus envoyé si la commande ne comporte pas d’adresse e-mail client ou si aucune adresse e-mail n’est configurée pour la boutique. Il n’est pas possible de renvoyer l’e-mail de remboursement. En ouvrant la commande et en choisissant More actions → Email receipt, vous renvoyez le reçu de confirmation de commande, pas l’e-mail de remboursement ; More actions → Invoice génère la facture TVA de la commande. Ce sont les seuls documents que vous pouvez envoyer ou générer vous-même. Si un client a besoin d’une confirmation écrite du remboursement, consultez Demander une lettre de remboursement.

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Impact des remboursements sur les versements

Lorsqu’un remboursement est traité, le montant remboursé est déduit des fonds disponibles pour versement. S’il y a un solde disponible suffisant, le remboursement est déduit de ce solde. Si le paiement d’origine a déjà été versé, ou si le solde disponible est insuffisant, le remboursement peut être déduit d’un versement futur.

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Comment les remboursements apparaissent dans les rapports

Les remboursements sont affichés dans vos rapports storekit afin que vous puissiez suivre les sommes remboursées aux clients et rapprocher vos versements. Utilisez vos rapports pour vérifier :

• Quelles commandes ont été remboursées
• Si le remboursement était total ou partiel
• Le montant du remboursement
• La date de traitement du remboursement
• L’impact du remboursement sur les totaux des versements

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Litiges de remboursement et références de transaction

Si un client conteste un remboursement ou déclare ne pas l’avoir reçu, vous pouvez utiliser les références de transaction disponibles dans votre tableau de bord storekit pour aider à résoudre le problème.

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Quelles références sont disponibles

Lorsque vous consultez un remboursement dans le détail de la commande ou dans Analytics > Accounting > All Transactions, les données suivantes sont affichées :

• Transaction ID — l’identifiant unique du remboursement dans storekit
• Acquirer Reference Number (ARN) — la référence attribuée par le processeur de paiement qui suit le remboursement à travers le réseau de cartes. La banque du client peut l’utiliser pour localiser le remboursement de son côté
• Refund status — indique si le remboursement est en attente, terminé ou échoué
• Date — la date à laquelle le remboursement a été traité
• Amount — le montant remboursé et la devise

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Utilisation de l’Acquirer Reference Number (ARN)

L’ARN est la référence la plus utile lorsqu’une banque cliente n’arrive pas à localiser un remboursement. Vous trouverez l’ARN sur la transaction de remboursement dans le détail de la commande ou dans le rapport All Transactions. Partagez l’ARN avec le client afin qu’il puisse le fournir à sa banque. Cela permet à la banque de tracer le remboursement à travers le réseau de cartes et de confirmer s’il a été reçu.

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Demander une lettre de remboursement

Si un client a besoin d’une confirmation écrite d’un remboursement — par exemple pour la partager avec sa banque ou pour ses propres archives — il peut demander une lettre de remboursement à storekit. Contactez le support storekit et nous fournirons une lettre confirmant les détails du remboursement.

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Dépannage

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Le client n’a pas reçu son remboursement

Les remboursements peuvent prendre 3 à 5 jours ouvrables pour apparaître sur le compte du client. Si le remboursement a déjà été traité dans storekit, demandez au client de laisser ce délai à sa banque pour restituer les fonds.

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Mon versement est inférieur à ce que j’attendais

Vérifiez si des remboursements, frais ou ajustements ont été déduits du versement. Les remboursements traités avant un versement peuvent réduire le montant versé sur votre compte bancaire.

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Un remboursement a été émis après le versement

Si le paiement d’origine a déjà été versé, le remboursement peut être déduit d’un versement futur. Consultez vos rapports pour confirmer quand le remboursement a été traité et comment il a affecté les totaux des versements ultérieurs.

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Je dois seulement rembourser un article

Ouvrez la fenêtre de remboursement et sélectionnez l’article spécifique que vous souhaitez rembourser. Vous pouvez également ajuster la quantité si le client a commandé plusieurs unités du même article.

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Voir aussi

• Liens de paiement — créer et gérer des liens de paiement
• Rapport All Transactions — consulter l’activité des paiements et remboursements
• Rapport de frais et Daily Summary — consulter frais, revenus et totaux de versements
• Gestion des commandes en direct — gérer les commandes entrantes en temps réel